Politique de confidentialité

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le Club Rosé Pilates est responsable des renseignements personnels qu’il détient dans le cadre de ses activités.

Pour joindre la personne responsable de leur protection, poser une question, exercer un droit ou déposer une plainte :

Équipe du Club Rosé Pilates — Protection des renseignements personnels
À l’attention de la personne responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : clubrosepilates@gmail.com

2. Renseignements personnels recueillis

Selon les services utilisés et vos échanges avec le studio, les renseignements recueillis peuvent comprendre :

• Votre nom, votre prénom, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone;
• Votre adresse de facturation et les renseignements nécessaires au traitement des paiements;
• Les renseignements liés à votre compte, à vos achats, à vos abonnements, à vos réservations, à vos présences et à vos annulations;
• Vos demandes, vos préférences de communication et les renseignements que vous nous fournissez pour recevoir un service ou obtenir de l’aide;
• Les renseignements relatifs à votre santé ou à vos limitations physiques qui sont nécessaires pour adapter l’enseignement et favoriser une participation sécuritaire;
• Les photographies ou vidéos permettant de vous identifier, lorsque vous autorisez leur utilisation promotionnelle;
• Des renseignements techniques liés à l’utilisation du site et des outils intégrés, notamment l’adresse IP et les renseignements associés aux témoins de connexion.

Lorsqu’un tarif étudiant exige une preuve d’admissibilité, celle-ci est vérifiée sans qu’une copie soit conservée.

Nous limitons les renseignements demandés à ce qui est nécessaire aux fins indiquées. Si un renseignement est indispensable à un service, nous vous expliquons les conséquences possibles d’un refus de le fournir.

3. Méthodes de collecte

Les renseignements peuvent être recueillis lorsque vous créez un compte, réservez un cours, effectuez un achat, remplissez un formulaire, communiquez avec le studio ou participez à une activité pour laquelle vous autorisez une prise d’image.

Ils peuvent être recueillis directement par le studio ou au moyen de Mindbody et des outils intégrés au site pour les inscriptions, les réservations, les paiements et la gestion de la clientèle. Certaines données techniques peuvent également être recueillies lors de la navigation.

4. Utilisation des renseignements et consentement

4.1 Gestion des services

Les renseignements servent à gérer votre compte, vos achats et vos réservations, traiter les paiements, assurer le suivi des abonnements, répondre à vos demandes et respecter les obligations applicables au studio.

Nous pouvons vous transmettre les communications nécessaires à ces services, notamment les confirmations, les rappels, les modifications d’horaire et les avis concernant votre compte ou vos paiements.

4.2 Renseignements relatifs à la santé

Les renseignements relatifs à la santé sont sensibles. Leur utilisation et leur communication nécessitent un consentement exprès lorsque la loi l’exige. Ils sont conservés dans votre dossier Mindbody et utilisés pour tenir compte de vos limitations, adapter les exercices et favoriser votre sécurité.

Nous vous demandons de fournir uniquement les renseignements pertinents à votre participation aux cours. Ces renseignements ne servent pas à des fins promotionnelles. L’enseignement offert par le studio ne remplace pas une évaluation ou un avis médical.

4.3 Communications promotionnelles

Le studio peut transmettre par courriel ou par message texte des nouvelles, des offres et des invitations à ses activités lorsqu’il dispose du consentement requis ou d’une autre autorisation prévue par la loi.

Vous pouvez vous désabonner des communications promotionnelles en utilisant le mécanisme prévu dans le message ou en écrivant au studio. Le désabonnement aux promotions n’empêche pas l’envoi des communications nécessaires à la gestion de vos services. L’accès aux cours n’est pas conditionnel à l’acceptation des promotions.

4.4 Photographies et vidéos

Nous obtenons votre permission avant d’utiliser une photographie ou une vidéo où vous êtes identifiable à des fins promotionnelles, notamment sur le site Web ou les réseaux sociaux du studio.

Vous pouvez refuser cette utilisation sans perdre l’accès aux services. Pour retirer votre autorisation, communiquez avec nous. Nous cesserons les nouvelles utilisations visées et traiterons votre demande concernant les contenus déjà publiés sur les supports que nous contrôlons. Nous ne pouvons toutefois garantir le retrait des copies faites ou partagées par des tiers indépendants.

4.5 Portée du consentement

Lorsque votre consentement est requis, il porte sur les fins qui vous sont présentées. Une nouvelle utilisation exigeant un consentement distinct ne devient pas autorisée simplement parce que la présente politique a été modifiée.

5. Communication des renseignements et Mindbody

Nous utilisons Mindbody pour la gestion des comptes clients, des inscriptions, des réservations, des abonnements et des opérations connexes. Les renseignements nécessaires à ces fonctions, y compris les renseignements de santé inscrits au dossier client, peuvent être traités par cette plateforme.

Les catégories de prestataires pouvant recevoir les renseignements nécessaires à leurs services comprennent les fournisseurs de réservation et de gestion de clientèle, de traitement des paiements, d’hébergement et de communications électroniques. Des renseignements peuvent aussi être communiqués lorsque la loi l’exige ou l’autorise, notamment pour répondre à une demande légalement fondée.

Dans le cadre de ces services, des renseignements peuvent être hébergés ou traités à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis, au Royaume-Uni ou dans d’autres pays où Mindbody et ses prestataires exercent leurs activités. Ils peuvent alors être soumis aux lois de ces territoires, y compris aux règles d’accès par les autorités compétentes.

Mindbody applique également sa propre politique de confidentialité aux traitements dont elle est responsable. Vous pouvez la consulter à l’adresse suivante :
https://www.mindbodyonline.com/company/legal/privacy-policy

Le recours à un prestataire ne supprime pas les responsabilités du studio à l’égard des renseignements qu’il lui confie. Nous ne vendons pas vos renseignements de santé et ne les communiquons pas à des fins publicitaires.

6. Conservation des renseignements

Les renseignements personnels sont conservés pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou utilisés, notamment la gestion de la relation avec la clientèle, des services et des transactions, ainsi que le respect des obligations légales applicables.

Lorsque ces fins sont accomplies et qu’aucune obligation de conservation ne s’applique, les renseignements doivent être détruits de manière sécuritaire ou, lorsque cela est permis, anonymisés conformément aux exigences légales.

Une demande de suppression est examinée en tenant compte de ces obligations. La fermeture d’un compte ou le retrait d’un consentement n’entraîne donc pas nécessairement la suppression immédiate de tous les renseignements.

7. Sécurité et accès aux renseignements

Nous appliquons des mesures administratives et techniques raisonnables pour protéger les renseignements contre la perte, l’utilisation abusive et les accès non autorisés. Ces mesures comprennent la restriction des accès aux personnes autorisées et l’utilisation de l’authentification à deux facteurs pour les comptes administratifs utilisés par le studio.

L’accès aux renseignements doit être limité à ce qui est nécessaire à l’exercice des fonctions de chaque personne autorisée. Une attention particulière est accordée aux renseignements sensibles, notamment ceux relatifs à la santé.

Aucun système ne peut garantir une sécurité absolue. Si un incident de confidentialité survient, le studio doit prendre les mesures appropriées et effectuer les avis requis par la loi.

8. Témoins de connexion

Notre site web peut utiliser des témoins de connexion afin d’améliorer l’expérience utilisateur et d’analyser la performance du site.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les témoins, mais certaines fonctionnalités du site pourraient être limitées.

9. Vos droits et le traitement des demandes

Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels, la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques, ainsi que leur suppression lorsque la loi le permet.

Vous pouvez également demander de recevoir vos renseignements personnels informatisés admissibles dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou leur transmission à une personne ou à un organisme autorisé à les recueillir, sous réserve des conditions légales.

Vous pouvez retirer votre consentement aux utilisations qui en dépendent. Nous vous préciserons les conséquences éventuelles sur les services concernés et les renseignements qui doivent malgré tout être conservés.

Adressez votre demande écrite à clubrosepilates@gmail.com. Nous pouvons vérifier votre identité avant d’y donner suite. Les demandes d’accès, de rectification et de portabilité reçoivent une réponse écrite dans les trente jours suivant leur réception. Tout refus est motivé avec indication des recours applicables.

Vous pouvez aussi transmettre une plainte à cette adresse. La personne responsable en examine les faits et vous communique sa réponse. Vous conservez vos recours auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec :
https://www.cai.gouv.qc.ca

10. Modifications de la politique

La présente politique peut être modifiée pour refléter l’évolution des services, des pratiques ou des obligations applicables. La version publiée indique sa date de mise à jour.

Les changements importants sont signalés par un avis sur le site ou par une communication appropriée aux personnes concernées. Lorsqu’une modification nécessite un nouveau consentement, celui-ci doit être obtenu avant la nouvelle utilisation visée. La publication d’une version modifiée ne remplace pas ce consentement.

11. Droit applicable

La présente politique est interprétée conformément aux lois applicables au Québec, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et, lorsqu’elle s’applique, la législation fédérale pertinente. Elle ne limite pas les droits qui vous sont reconnus par ces lois.