Politique d’annulation et de réservation

1. Réservation des cours

Les places sont limitées et doivent être réservées à l’avance dans le système de réservation du studio. Une réservation confirme l’intention du client de participer au cours. Le studio ne garantit pas une plage horaire récurrente ni la disponibilité d’un cours particulier.

Pour les cours réguliers inscrits à l’horaire, les réservations en ligne sont ouvertes jusqu’à soixante jours à l’avance et ferment deux heures avant le début du cours. Ces modalités concernent notamment le Reformer, le Pilates au sol, les cours prénataux et postnataux ainsi que les cours réguliers d’introduction au Reformer affichés dans ce système.

Les séances privées organisées directement avec le studio sont réservées selon les disponibilités convenues avec celui-ci.

Les délais de réservation sont distincts du délai d’annulation et de la période d’attribution automatique des places en liste d’attente.

2. Délai et modalités d’annulation

Toute annulation doit être effectuée au moins six heures avant le début prévu du cours pour être considérée comme une annulation dans le délai permis.

Lorsqu’un cours est annulé dans ce délai, aucun frais d’annulation n’est facturé et le crédit utilisé pour la réservation est remis au compte du client. Le crédit conserve sa date d’expiration initiale.

Une annulation effectuée moins de six heures avant le début du cours est une annulation tardive. Une absence sans annulation préalable constitue une absence sans avis.

Le client annule sa réservation dans le système de réservation du studio. En cas de difficulté, il communique rapidement avec le studio à clubrosepilates@gmail.com.

L’annulation d’une réservation ne met pas fin à un abonnement. La résiliation d’un abonnement et les remboursements qui en découlent sont traités dans les Conditions générales et abonnements.

3. Annulations tardives, rétablissement d’un crédit et absences

3.1 Abonnements à nombre limité de cours et forfaits

En cas d’annulation tardive ou d’absence sans avis, le cours est considéré comme utilisé et le crédit correspondant est déduit du compte. Aucun crédit de remplacement ni remboursement n’est accordé du seul fait de cette annulation ou de cette absence, sous réserve du rétablissement facultatif prévu ci-dessous et des exceptions expressément accordées par le studio.

3.2 Rétablissement facultatif après une annulation tardive

Après une annulation tardive d’un cours admissible en groupe, le client peut choisir de demander le rétablissement du crédit déduit en acquittant les frais suivants :

• Cours de Reformer : 12 $, plus les taxes applicables.
• Cours de Pilates au sol : 10 $, plus les taxes applicables.

Cette option est facultative. Aucun frais de rétablissement n’est prélevé automatiquement en raison de l’annulation tardive. Si le client ne choisit pas cette option, le crédit demeure utilisé et aucuns frais de rétablissement ne sont ajoutés.

L’offre de rétablissement et les modalités pour en faire la demande sont indiquées dans le courriel d’annulation. Après l’accord du client, le studio procède manuellement au prélèvement. Une fois le paiement effectué avec succès, il remet un crédit de la même catégorie de cours au compte du client.

Le crédit rétabli conserve la date d’expiration du crédit d’origine, qu’il provienne d’un forfait ou d’une période mensuelle d’abonnement. Le rétablissement ne crée pas une nouvelle période de validité.

Cette option concerne les annulations tardives de cours en groupe ayant entraîné la déduction d’un crédit. Elle ne constitue pas un droit au rétablissement après une absence sans avis et ne s’applique pas aux abonnements illimités ni aux séances privées.

3.3 Absences des membres illimités

En cas d’absence sans avis à un cours réservé au titre d’un abonnement illimité, le studio peut facturer des frais de 16 $ par cours, plus les taxes applicables.

Ces frais sont appliqués manuellement par le studio et ne sont pas prélevés automatiquement du seul fait de l’absence. Le studio peut décider de ne pas les appliquer selon la situation.

Les frais de 16 $ concernent exclusivement les abonnements illimités. Ils ne s’ajoutent pas à la perte d’un crédit pour les abonnements à nombre limité de cours ou les forfaits. Ils visent les absences sans avis et non les annulations tardives pour lesquelles le client a annulé sa réservation.

3.4 Cours privés

Le rétablissement facultatif décrit à l’article 3.2 ne modifie pas les modalités propres aux cours privés.

Pour un cours privé d’introduction au Reformer, une annulation effectuée moins de six heures avant le début prévu peut entraîner des frais de 12 $, plus les taxes applicables. Le studio peut renoncer à ces frais selon la situation. En cas d’absence sans avis, la séance est considérée comme utilisée.

Les autres séances privées demeurent soumises aux modalités communiquées lors de leur achat ou de leur réservation.

4. Retards

Les clients doivent arriver à l’heure afin de respecter le déroulement du cours et les consignes de l’instructeur.

Un retard de plus de dix minutes peut entraîner un refus d’accès au cours. Le refus n’est pas automatique : il dépend notamment de la possibilité d’intégrer le client au cours en toute sécurité.

Si l’accès est refusé en raison du retard, le cours est considéré comme utilisé. Pour les abonnements à nombre limité de cours et les forfaits, le crédit correspondant demeure déduit.

5. Liste d’attente

Lorsqu’un cours est complet, le client peut s’inscrire sur la liste d’attente. Si une place se libère, le système peut l’attribuer automatiquement selon les paramètres du studio. L’attribution automatique peut se poursuivre jusqu’à trois heures avant le début du cours.

Le client doit surveiller ses réservations et les notifications du système. S’il n’est plus disponible pour participer, il doit se retirer de la liste d’attente.

Lorsqu’une place est attribuée avant le début du délai de six heures, les modalités habituelles d’annulation s’appliquent.

Lorsqu’une inscription automatique survient moins de six heures avant le début du cours et que le client ne peut plus y participer, il doit annuler sa réservation et communiquer rapidement avec le studio. Le studio examine la situation avec souplesse et peut remettre le crédit au compte ou renoncer aux frais autrement applicables. Cette mesure demeure une décision au cas par cas.

6. Validité et utilisation des forfaits

6.1 Durée de validité

Les forfaits de cours, y compris les forfaits de seize cours, sont valides pendant six mois à compter de leur date d’achat. Les achats de cours privés d’introduction sont également valides pendant six mois à compter de leur date d’achat.

Les cours doivent être suivis avant l’expiration de cette période. Le fait de réserver avant la date d’expiration ne prolonge pas la validité du forfait pour un cours ayant lieu après cette date.

Les crédits non utilisés à l’expiration cessent d’être utilisables. Une prolongation peut être accordée à la discrétion du studio.

La période de validité est indiquée avant l’achat. Un achat effectué sous des conditions antérieures conserve la période de validité convenue au moment de cet achat.

6.2 Caractère personnel

Les forfaits sont personnels et ne peuvent être transférés à une autre personne sans l’autorisation du studio.

6.3 Crédits d’abonnement et crédits rétablis

La validité de six mois des forfaits ne s’applique pas aux crédits mensuels d’un abonnement. Ces crédits suivent la période de facturation prévue dans les Conditions générales et abonnements.

Un crédit remis après une annulation dans le délai permis ou rétabli selon l’article 3.2 conserve sa date d’expiration d’origine.

Lorsqu’un cours est annulé par le studio, le crédit déduit est remis au compte. Le studio permet sa réutilisation dans des conditions qui ne privent pas le client du service payé.

7. Respect du fonctionnement du studio

7.1 Utilisation des réservations

Les clients doivent respecter les horaires, les consignes des instructeurs et les règles de fonctionnement du studio.

En cas d’absences répétées ou d’utilisation abusive des réservations, le studio peut adresser un avertissement au client. Si la situation se poursuit, il peut temporairement limiter la réservation en ligne et demander au client de réserver directement auprès du studio. Cette mesure ne retire pas, à elle seule, le droit de participer aux cours disponibles couverts par l’achat ou l’abonnement.

7.2 Sécurité et comportements graves

En cas de menaces, de harcèlement ou de comportement dangereux, le studio peut suspendre immédiatement l’accès afin de protéger les participants et le personnel. Il communique au client le motif de la mesure ainsi que les conditions de rétablissement de l’accès.

Lorsqu’une telle suspension empêche entièrement la participation aux cours, les prélèvements d’abonnement sont suspendus pendant cette période et la validité des services prépayés est prolongée d’une durée correspondante.

Si le studio met définitivement fin aux services pour un motif sérieux, les prélèvements futurs cessent et les sommes payées pour des services qui ne seront pas fournis sont remboursées. Les crédits et les sommes prépayées ne sont pas automatiquement confisqués du seul fait de cette décision.

Ces mesures sont distinctes d’une restriction d’accès pour paiement impayé. En cas d’échec de paiement, les règles des Conditions générales et abonnements s’appliquent, notamment quant au maintien de l’échéancier de facturation.

7.3 Droits du consommateur

La présente politique complète le contrat individuel et les Conditions générales et abonnements. Les dispositions impératives de la Loi sur la protection du consommateur et du Code civil du Québec prévalent sur toute disposition incompatible de la présente politique.